Veranstaltungskommunikation

Auf was muss ich bei Kommunikation rund um meine Veranstaltung achten?

PR-Arbeit bzw. die Veranstaltungskommunikation ist gewinnbringend für Gesamtheit von Veranstaltungen, egal ob vereinsinterne oder öffentliche Veranstaltungen, egal ob Grillabende, Mitgliederversammlungen, Ausstellungen, Konzerte, Vorträge oder Festivals. Bezeichnend für die Kommunikation rund um Veranstaltung ist, dass mit den verschiedensten Stakeholder kommuniziert werden muss.

Systematischer Ablauf einer Veranstaltungskommunikation rund um die Veranstaltung:

Ausgangssituation

• Bestandsaufnahme Veranstaltungsziel, Soll-Ist Analyse

Analyse der Stakeholder

• Wer hat genügend Bezug und Interesse an Veranstaltung und gleichzeitig genügend Einfluss um als Besucher/Sprachrohr/Spender zu wirken?
• Wen will ich durch Kommunikation erreichen?

Definition der Kommunikationsziele

• Was will ich durch Kommunikation bewirken?
• Spenden, Mitglieder, mediale Aufmerksamkeit, Imageverbesserung …

Strategieentwicklung

• Wie kann ich gesetzte Ziele erreichen?
• Durch welche Kanäle/Instrumente erreiche ich die jeweiligen Stakeholder?

Maßnahmenplanung

• Zeitplan, Budget, Ressourcen festlegen, um Strategie durchführen zu können

Umsetzung der Maßnahmen

• Strategie wird in die Praxis übertragen

Kontrolle, Anpassung der Maßnahmen

• Evaluierung, wie funktioniert Strategie? Was war gut, was muss noch verbessert werden?

3 Phasen der Veranstaltungskommunikation

1. Kommunikation vor der Veranstaltung
2. Kommunikation während der Veranstaltung
3. Kommunikation nach der Veranstaltung

Vor Veranstaltung

Extern und intern kommunizieren

• Intern:
  • W-Fragen: was, wo, wann, wie und wer?
  • Aufgabenverteilung, Zeitplan erstellen, Budget und Ressourcen (was kann Verein alleine, wo liegen Kompetenzen, wofür braucht man externe Hilfe, wie z.B. Grafiker oder Texter, Foto/Videoaufnahmen, zusätzliche Helfer)
  • Ansprechpersonen zur internen Kommunikation festlegen, Instrumente der Kommunikation und Kanäle definieren, über die mit internen Stakeholdern kommuniziert wird, Gewinnen und Schulen interner Helfer
    
• Extern:
  • Genehmigungen von Stadt/Gemeinde einholen
  • Lieferanten organisieren
  • Örtlichkeit evaluieren (Räume, Fahrzeuge)
  • Sicherheit gewährleisten (rotes Kreuz, Security, Polizei/Feuerwehr informieren)
  • Sponsoren und Zuschüsse einholen
  • Werbung über auf Stakeholder angepasste Medien (Anzeigenwerbung, Native Advertisement, Mailings, Medienkooperationen, persönliche Ansprache, Presse/Medienarbeit, Plakate, Social Media-posts oder Werbung, Flyer, Flugblätter, Banner, Veranstaltungsmagazin)
  • Externe Helfer und Entertainment organisieren (Aussteller, Musik, Referent) organisieren
  • Teilnehmer informieren und einladen (Mitglieder, Ehrengäste, Gäste)
  • Anwohner informieren

Während Veranstaltung

• Intern:
  • Kommunikation unter Ansprechpartner zur Koordination und Helfern über festgelegtes Medium
  • Zwischenbilanz und Optimierungen
• Extern:
  • Mitgliederanwerbung (Flyer, Mündlich…)
  • Über laufende Veranstaltung berichten (social Media)
  • Aktive Einbindung der Besucher
  • Kommunikation mit Behörden oder externen Beteiligten (Ordnungsamt, Security, Lieferanten)

Nach Veranstaltung

• Intern:
  • Lob, Feedback an Beteiligte
  • Nachbericht an Mitglieder (Newsletter, Email…)
  • Dokumentation der VA (Kosten-Nutzen Evaluation)
  • Ausblick, Planung kommender Vas
• Extern:
  • Pressemitteilung an PresseRückblick über Social Media, Website, NewsletterDanksagungen an Sponsor, FördererAusblick auf kommende Veranstaltung
  • Jahresreport

Was muss ich beachten- Kurz zusammengefasst

• Systematischer Ablauf, strategische Planung
• Stakeholder als Multiplikator der Nachricht
  • Kommunikationskanäle/Instrumente auf sie anpassen
• Interne und externe Kommunikation vor, nach und während der Veranstaltung

Fazit:

Die Kommunikation entscheidet über Erfolg und Misserfolg einer Veranstaltung. Nach außen und nach innen muss auf eine strategische Kommunikation mit den relevanten Stakeholdern gesetzt werden. Die externe Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil der Vereins-PR und ein essenzielles Werkzeug, um den Verein sichtbar zu machen sowie Aufmerksamkeit auf den Verein zu lenken. Damit wird ein Umfeld geschaffen, die finanzielle Zuwendungen wie Spenden begünstigen, die Mitgliederbindung stärkt sowie das Gewinnen neuer Mitglieder unterstützt.

So tragen Veranstaltunge zur Sichtbarkeit und dem Erhalt des Vereins bei.

Deshalb achten Sie bei jeder Veranstaltung aufi eine systematische interne und externe Kommunikation mit allen Stakeholdern.