Veranstaltungskommunikation: Stakeholder im Fokus

Auf was muss ich bei der Kommunikation rund um eine Veranstaltung achten?

Elena Schulze von “PR für Vereine” erklärt, auf was es bei der Veranstaltungskommunikation ankommt.

Fast jedes Vereinsmitglied kennt und liebt sie: gemeinsame Grillabende, Mitgliederversammlungen oder auch Messen und Vorträge. Doch damit ein Vereinsevent nicht nur krisenfrei abgewickelt werden kann, sondern sich auch positiv auf das Fortbestehen des Vereins auswirkt, wird eine gut funktionierende Kommunikation benötigt.

Was bedeutet PR und was ist Veranstaltungskommunikation?

PR steht für den englischen Term Public Relations, zu Deutsch Öffentlichkeitsarbeit. Gründe für Öffentlichkeitsarbeit gibt es für Vereine genug!

PR bezeichnet den strategischen Beziehungsaufbau durch Kommunikation. Veranstaltungskommunikation als Teilbereich der PR ist ein Werkzeug, dass sich durch den gezielten Aufbau einer Beziehung zur Öffentlichkeit gewinnbringend auf Veranstaltungen jeglicher Art auswirkt.

Gelungene Veranstaltungskommunikation stärkt Kontakte innerhalb und außerhalb des Vereins, wirkt sich positiv auf die Mitgliederzahl aus und zieht neue Förderer an.

Wie sieht ein systematischer Ablauf von gelungener Veranstaltungskommunikation aus?

Ausgangssituation bestimmen

Zunächst einmal stellt sich die grundlegende Frage, wo der Verein steht und wie er sich weiterentwickeln kann. Durchführung einer Soll-Ist Analyse und Festlegung eines grob umrissenen Veranstaltungsziels sind sinnvolle Startpunkte.

Stakeholder analysieren

Ein zentrales Mittel zum Erfolg sind die Stakeholder. Als Stakeholder werden Personen oder Institutionen bezeichnet, die einen Bezug zur Veranstaltung haben (Bezugsgruppen) und deshalb angesprochen werden sollen. Dazu gehören neben potenziellen Besuchern der Veranstaltung auch mögliche Multiplikatoren, Spender oder neue Mitglieder des Vereins.
Um sinnvoll auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen, muss deswegen analysiert werden, wen man mit seiner Kommunikation erreichen möchte. Dabei stellt sich vor allem die Frage, wer Interesse an und Bezug zur Veranstaltung hat, und gleichzeitig über den nötigen Einfluss, bzw. die nötigen Mittel verfügt.

Kommunikationsziele definieren

Um gezielt kommunizieren zu können, muss für alle Beteiligten ein klares Ziel definiert werden, das nach außen getragen werden soll. Spenden, Mitglieder, mediale Aufmerksamkeit für ein allgemeinnütziges Projekt… mögliche Ziele sind vielfältig. Sie sollten aber erreichbar sein und sind genau zu definieren, damit später die Zielerreichung überprüft werden kann.

Strategie entwickeln

Anhand der festgelegten Stakeholdergruppe können die zum Profil passenden Informations- und Kommunikationskanäle festgelegt werden, sodass die gewünschte Zielgruppe bestmöglich vom Kommunikationsangebot erreicht wird.

Mögliche Kommunikationsinstrumente sind:

• Anzeigenwerbung
• Newsletter
• Plakate
• Flyer
• Social-Media Posts
• Amtsblätter
• Pressemitteilungen
  oder natürlich auch:
• die persönliche Ansprache der Stakeholder
  
  

Maßnahmen planen

Anschließend folgt die Planung der Maßnahmen, die erforderlich sind, um die Strategie erfolgreich durchzusetzen. Dazu wird ein Zeitplan, das bereitstehende Budget, die verfügbaren internen Ressourcen und die möglicherweise notwendige externe Unterstützung definiert.

Maßnahmen umsetzen

Festgelegte Maßnahmen werden vor und während der Veranstaltung umgesetzt.

Maßnahmen kontrollieren und anpassen

Im Verlaufe der Umsetzung zeigt eine Zwischenbilanzierung, inwieweit die geplanten Maßnahmen und Strategien in der Praxis funktionieren. Auch nach der Veranstaltung hilft eine Evaluierung, um zu bestimmen, ob alle Ziele erreicht wurden und was für die nächste Veranstaltung verbessert werden kann.

Die drei Phasen der Veranstaltungskommunikation

Veranstaltungskommunikation ist ein Prozess, der die gesamte Veranstaltungsplanung begleitet. Er lässt sich in drei Phasen unterteilen: vor, während und nach der Veranstaltung. Jede Phase erfordert sowohl vereinsinterne als auch externe Kommunikation.

Vor der Veranstaltung

Intern werden vor der Veranstaltung vor allem die Grundsteine für die Veranstaltung gelegt. Dazu gehört neben Aufgabenverteilung, Zeitplan und Rahmenprogramm auch, die interne Kommunikation zu gewährleisten. Feste Ansprechpartner für verschiedene Bereiche und ein Kommunikationsmedium zur internen Absprache müssen festgelegt werden.

Extern wird mit Lieferanten, Gemeinde, Sicherheitspersonal und externen Helfern kommuniziert und mögliche Teilnehmende und Gäste über verschiedenste Kanäle auf das Angebot aufmerksam gemacht.

Während der Veranstaltung

Auch während der Veranstaltung darf die Kommunikation nach innen und außen nicht abreißen.

Intern helfen intensive Kommunikation unter den Veranstaltern und Zwischenbilanzierungen, die Veranstaltungen zu optimieren.

Extern können gerade während der Veranstaltung durch aktive Einbindung der Besucher und bereitgestellte Informationsmaterialien neue Mitglieder oder Spender für sich gewonnen werden. Über Social Media kann live aus der Veranstaltung berichtet werden, um mehr Besucher zu generieren.

Nach der Veranstaltung

Die abgeschlossene Veranstaltung ist der Startschuss für das Feedback und das Lob an Beteiligte und Mitglieder. Durchgehende Kommunikation ist ein sinnvolles Werkzeug, um Mitglieder beizubehalten und die Verbundenheit zum Verein zu stärken. Ein Rückblick und Ausblick auf folgende Veranstaltungen kann per E-Mail oder Newsletter verschickt werden.

Externe Berichterstattung an die Presse, über Social Media oder die eigene Website bringen mediale Aufmerksamkeit.
Danksagungen an alte und neue Förderer stärkt die Beziehung und macht neue Projekte möglich.

Fazit: Veranstaltungskommunikation als Mittel zur Optimierung der Stakeholder-Beziehungen

Öffentlichkeitsarbeit ist ein essenzielles Werkzeug, um Vereinen beim Erreichen ihrer Ziele zu unterstützen.
Veranstaltungen des Vereins tragen durch strategische Kommunikation zur Sichtbarmachung und dem Erhalt des Vereins bei.

Sie planen eine Veranstaltung und benötigen Unterstützung? Wir beraten Sie gerne.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf: veranstaltungskommunikation@pr-fuer-vereine.de